Sicherlich stellen Sie sich nicht nur die Frage, welche Hardware Sie nutzen müssen um eine optimale Videokonferenz durchführen zu können, sondern welche grundsätzlichen Möglichkeiten Ihr Meeting-Raum bieten muss.
In diesem Abschnitt möchte ich etwas näher auf Ihren Raum und dessen Größe, Ausleuchtung und Gestaltung eingehen.
Die Raumgröße
Hier kommt es auf die Nutzung des Raumes an. Ich empfehle Ihnen generell keine großen Konferenzräume für Videokonferenzen zu nutzen. Nicht nur weil die Systeme hier sehr teuer sind, sondern auch, da die meisten Videokonferenzen eher im kleineren Kreis mit wenigen Personen in einem Raum durchgeführt werden. Ein Raum für bis zu 10 Personen eignet sich optimal für Videokonferenzen. Durchschnittlich halte ich bei dieser Anzahl von Personen eine Größe von ca. 24 qm (6×4 Meter) für ausreichend.
Auch ein kleinerer Meeting-Raum von 12 qm (3×4 Meter) oder 20 qm (5×4 Meter) könnte für einen Raum von bis zu 6 oder 8 Personen ausreichend sein.
Sollten Sie einen großen Konferenzraum errichten wollen für mehr als 10 Personen sollten Sie mit mindestens 40 qm (8×5 Meter) planen.
Dies sind die Erfahrungswerte, die ich bisher gemacht habe und mit denen ich mich wohlgefühlt habe. Vielleicht führen Sie aber auch eine Umfrage unter Ihren Kollegen durch, welche Größe diese bevorzugen. So sind Sie auf der sicheren Seite.
Die Beleuchtung
Für eine optimale Bildqualität in einer Videokonferenz ist die Ausleuchtung des Raumes von großer Bedeutung. Licht von der Seite ist für die Kamera ebenso Gift, wie Gegenlicht. Optimal ist ein weißes Licht von oben mit mindestens 4000 K. Dafür eignet sich beispielsweise ein LED Panel für die Decke.
Schauen Sie sich doch dieses einmal an: 
LED Panel 120×30 IP20*
Bringen Sie in einem kleinen Konferenzraum am besten zwei dieser Panels an. In größeren Räumen sollten Sie entsprechend mehr anbringen, um eine gleichmäßige Ausleuchtung des Konferenzraumes zu gewährleisten. Das sorgt nicht nur für eine gute Ausleuchtung bei Videokonferenzen, ihre Mitarbeiter bleiben auch stets wach und ermüden weniger.
Unsere Top 3 LED – Panels für Ihren Meeting-Raum
Ich möchte Ihnen hier nun meine Top 3 LED-Panels für Ihren Meeting-Raum vorstellen. Diese überzeugen mit einer hohen Leuchtkraft, umweltfreundlicher LED Technik und optimaler Ausleuchtung Ihrer Räume. Dabei werden Sie sehen, dass dimmbare Deckenleuchten gar nicht so teuer sein müssen, wie man häufig befürchtet.
- LED HDR Bright Panel und 4K Colour Engine Faszinierende Bilder mit atemberaubender Bewegungsschärfe
- Smart TV Android-TV mit vielen Apps aus dem Google Play Story wie Prime Video, Netflix, Disney+, YouTube, uvm
- Anpassbare modulare Lichtpaneele mit Holzmaserungsfurnier verleihen Ihrem Zuhause ein elegantes und organisches Gefühl
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Vorhänge zum Abdunkeln ihres Konferenzraum
Neben der Lichtquelle gehört zur Ausleuchtung ihres Meeting-Raums bzw. Konferenzraums auch das Verhindern ungeliebter Lichtquellen. Blendende Sonneneinstrahlung aus Fenstern sind nicht nur für die Kollegen im Büro eine Störquelle, sondern auch für ihre Videokonferenzkamera.
Störende Lichtquellen sollten Sie daher mit einem geeigneten Rolle, Plissee oder Vorhang abschirmen. Dabei ist vor allem die Fenstergröße, die Lage des Raumes, aber auch ihre persönliche Vorliebe ein ausschlaggebender Faktor, zu welcher Art der Verdunklung Sie sich entscheiden.
Wenn Sie sich für ein Plissee entscheiden, dann sollten Sie darauf achten, dass dieses verdunkelt. Häufig haben günstige Plissees nur eine bedingte Verdunklungseigenschaft und dienen eher als Sichtschutz. Die häufigste Art von Plissees mit Verdunklungsmöglichkeit sind Wabenplissees. Diese eignen sich besonders für kleine Fenster in ihrem Meeting-Raum.
Neben Plissees gibt es aber auch noch andere Möglichkeiten Ihren Konferenzraum zu verdunkeln. Dazu gehören blickdichte Vorhänge, die jedoch meist sehr teuer sind und blickdichte Rollos, die gleichzeitig auch vor starker Sonneneinstrahlung und somit hoher Hitze im Sommer schützen.
Finden Sie hier eine kleine Auswahl an Produkten, die ich Ihnen empfehlen kann.
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- 【Raumtemperatur regulieren im Sommer/Winter】: Die Silberbeschichtung reflektiert der Sonnenstrahlen im Sommer, auch blockt die...
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- Lichtundurchlässig - Blickdicht - Verdunkelnd - Wärme- und Kälteschutz - Energiesparend - Schalldämmend
Das Mobiliar in ihrem Meeting-Raum
Ein guter Meeting-Raum zeichnet sich auch durch sein intelligentes Mobiliar aus. Dabei sollten Stühle gemütlich und ergonomisch sein. Eine Rückenlehne die die Sitzhaltung unterstützt und ein gepolsteter Stuhl, auf dem auch länger ohne Probleme gesessen werden kann, sind dabei unerlässlich. Bedenken Sie immer, dass ein Mitarbeiter, der sich wohlfühlt, meiner Erfahrung nach auch bessere Leistung bringt.
Der Tisch sollte zum Schreiben geeignet sein und genug Platz für jeden einzelnen Teilnehmer des Meetings bereithalten, sodass diese ihren Laptop, Schreibblock und ähnliche Dinge vor sich platzieren können. Zudem kann es durchaus wichtig sein, dass der Tisch eigene Stromanschlüsse bietet, sodass der Mitarbeiter sein Handy oder Laptop aufladen kann.
Des Weiteren sollte ein Schrank oder ein Regal mit Stiften und Präsentationswerkzeug bereitliegen. Kurze Wege und die Möglichkeit schnell an notwendiges Werkzeug zu kommen führen zur höheren Effizienz.
Auch ein Whiteboard (wenn dieses nicht bereits in den Bildschirm integriert ist) gehört zur Pflichtausstattung eines Meetingraums.
- Magnetisches Board für zu Hause oder das Büro, trocken abwischbar
- Glatte, magnetische Schreiboberfläche – ideal zum Notizen aufschreiben oder Informationen befestigen
Die Verkabelung
Nicht nur das Mobiliar spielt eine große Rolle, sondern auch die Verkabelung. Damit ein Videokonferenzsystem angeschlossen werden kann benötigt man meistens nicht nur Strom, sondern auch einen Ethernet-Anschluss. Planen Sie möglichst viele Stromanschlüsse an, denn Sie haben neben Bildschirmen, Computern und Kameras auch die Geräte der Teilnehmer, die mit Strom versorgt werden müssen. Diese brauchen oftmals auch einen Ethernetanschluss, wobei dieser vor allem für den PC des Videokonferenzsystems wichtig ist. Mindestens einen, besser zwei oder mehr sollten Sie daher in Ihrem Meeting-Raum einplanen.
Die Verkabelung sollte grundsätzlich unter dem Boden stattfinden. Überirrdisch liegende Kabel stellen eine Stolpergefahr dar und könnten zu Verletzungen führen. 
Wenn Sie keine Möglichkeit haben die Kabel unter den Boden zu legen, können Sie stattdessen auf Kabelkanäle zurückgreifen. Halbrunde Kabelkanäle (D-Line Fussboden Kabelkanal*) haben dabei die geringste Stolpergefahr.
Aufbau
Auch der Aufbau des Raumes ist ein wichtiger Faktor. Ein optimaler Meeting-Raum sollte geräumig wirken und den Nutzer nicht einengen.
Achten Sie darauf, dass Fenster und Türen leicht zu öffnen sind und keine Gegenstände oder gar das Mobiliar eine einfache Öffnung verhindern.
Die Tische sollten möglichst mittig platziert werden und Stühle an drei Seiten drum herum stehen. An der vierten Seite sollte der Fernseher und das Videokonferenzsystem platziert werden. Bitte halten Sie dabei mindestens einen Meter Abstand zwischen Beginn des Tisches und Fernseher. So kann die Kamera des Videokonferenzsystems die Teilnehmer optimal fokussieren. Hinter den Teilnehmern sollte ausreichend Platz sein, damit man an den Kollegen vorbeigehen kann. Wenn möglich sollten Sie das Videokonferenzsystem nicht gegenüber einem Fenster platzieren, da so die Gefahr von Gegenlicht gegeben ist. Wenn dies jedoch nicht anders möglich ist nutzen Sie auf jeden Fall ein Plissee oder einen Vorhang der abdunkelt.
Platzieren Sie unter den Fernseher einen Unterschrank, in dem Sie die Technik und Präsentationswerkzeug, wie Stifte, Papier usw. platzieren können. Das Whiteboard können Sie gegenüber dem Fernseher aufhängen. Eine Skizze eines optimalen Meeting Raums finden Sie unten.
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