Immer mehr Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern die Arbeit aus dem Homeoffice an, auch wenn viele durch Corona, weniger freiwillig, dazu gezwungen sind. Laut einer repräsentativen Befragung des Digitalverbands Bitkom arbeitet jeder Zweite ganz oder teilweise im Homeoffice. Die Kommunikation wurde digitalisiert und Meetings werden nun in Videokonferenzen abgehalten. Doch vielen kann eine Videokonferenz im Home Office Stress bereiten.
Die Welt stellt aber nicht nur im Berufsalltag auf Videokonferenzen um, sondern auch in Schulen werden Videokonferenzen eingesetzt, um Schüler zu unterrichten. Ist man vor einem Jahr noch für eine Besprechung über den halben Globus gereist, reicht heute ein Video-Call, als klimaneutralere Alternative, aus. Wir haben einige Tipps zusammengefasst, mit deren Hilfe die Videokonferenz im Home-Office ideal gestaltet werden kann.
Internetverbindung: Stabiles Internet ist das A und O
Die Internetverbindung ist für einen reibungsloses Ablauf eines Videoanrufs der wichtigste Aspekt. Eine schnelle Verbindung ist die beste Voraussetzung für ein erfolgreiches Videokonferenzgespräch ohne Unterbrechung oder Verzögerung. Eine langsame Internetverbindung führt zu visuellen Unterbrechungen und einer verzögerten Audioübertragung. Wer einen Laptop nutzt, kann mit einem LAN-Kable für die notwendige Stabilität sorgen. Wenn Sie sich für eine drahtlose Verbindung entscheiden, wählen Sie eine mit sicherer Konnektivität, Passwortschutz und fortgeschrittener Verschlüsselung.
Eine zuverlässige Videokonferenz-Software
Um eine virtuelle Besprechung professionell und zuverlässig durchführen zu können, sollte man sich unbedingt für die richtige Videokonferenzsoftware entscheiden. Viele der Anwendungen sind in der Lage eine recht große Anzahl von Teilnehmern zu verwalten und bieten nützliche Zusatzfunktionen wie Screen Sharing. Die gängigen Videokonferenz-Softwares sind mit allen Standardbetriebssystemen wie Windows, Android und OS kompatible.
Auf technische Schwierigkeiten prüfen
Technische Schwierigkeiten können äußerst frustrierend sein und zeigen, dass man sich nicht optimal auf das Gespräch vorbereitet hat. Im Idealfall sollten Sie bereits einige Minuten vor der Videokonferenz am Computer eintreffen, um zu überprüfen, ob alles reibungslos funktioniert. Vielleicht müssen Sie Ihren Computer aktualisieren, ein Update durchführen oder eine Software installieren. Ein Notfallplan sollte auch bereitstehen, für den Fall, dass Schwierigkeiten auftreten. Dies könnte Beispielsweise die Teilnahme über das Smartphone sein, auf diesem sollten dann die notwenigen Apps bereits installiert und konfiguriert sein.
Das richtige Mittagessen
Am Arbeitsplatz musste man sich keine großen Gedanken machen was man isst, denn da hat man einfach die Kantine genutzt. Nun stellt man sich die Frage, was man in der Pause essen soll. Wie auch am Arbeitsplatz empfiehlt sich ein gesundes Mittagessen. Wer ein zu kalorienreiches Mittagessen zurückgreift, riskiert das gefürchtete Mittagestief und ist nach dem Essen erstmal kaum zu gebrauchen. Im Homeoffice hat man leider keine längere Pause als im Büro, daher eignen sich gesunde Fertiggerichte, die man sich in der Mittagpause nur kurz aufwärmen muss, um anschließend wieder gestärkt in die nächste Videokonferenz zu gehen.
Unterbrechungen vermeiden – Vermeidet Stress bei einer Videokonferenz im Home Office
Die Videokonferenz ist gleichzustellen mit einem persönlichen Meeting im Office, daher ist es die Pflicht jedes Teilnehmers, dafür sorge zu tragen, dass alle Ablenkungen, die zur Unterbrechung führen könnten, beseitigt werden. Ebenso wie es unhöflich ist, mit dem Smartphone zu spiele, während man mit jemandem spricht, ist es auch falsch, während einer Videokonferenz sein mobiles Gerät eingeschaltet zu lassen oder gar auf Nachrichten zu antworten. Smartphones sollten immer stumm sein, um Störungen zu vermeiden und die Konzentration nicht zu beeinträchtigen.
Kleider machen Leute: Dresscode Office
Im Homeoffice muss es nicht der Anzug sein, den man den gesamten Tag über trägt, aber Sie sollten bei jeder Videokonferenz einen guten Eindruck interlassen und versuchen professionell zu wirken. Ein Hemd wirkt professionell und das auch, wenn Sie darunter einen flauschigen Pyjama tragen. Gerade wenn man mit Unternehmensfremden Personen spricht, sollte man darauf achten sein eigenes Unternehmen gut zu repräsentieren, indem man professionell gekleidet ist.
Vorbereitung: Tagesordnung zusenden
Auf jedes Meeting sollte man sich vorbereiten und dazu gehört neben der Einladung zur Videokonferenz auch die Zusendung der Tagesordnungspunkte. Dies hilft allen Teilnehmern sich vorzubereiten und zu verstehen, worum es geht. Die Erstellung einer Tagesordnung ermöglicht es allen Teilnehmern produktiv zu bleiben und relevante Punkte zu diskutieren. Leider laufen viele virtuelle Sitzungen wegen mangelnder Vorbereitung über den veranschlagen Zeitrahmen, da keiner so richtig weiß, wann das Meeting beendet wird.
Stummschalten: Wenn Sie nicht an der Reihe sind zu sprechen
Ist man gerade mit dem Sprechen nicht an der Reihe, sollte das Mikrophone immer stumm geschaltet sein. Das hat nicht nur den Vorteil, dass man nur dann spricht, wenn man an der Reihe ist, sondern vermeidet auch, dass unnötige Hintergrundgeräusche dauerhafte zu hören sind, auch wenn jemand gerade am Sprechen ist. Es ist quasi unmöglich einem Sprecher zuzuhören, wenn von allen Teilnehmern Hintergrundgeräusche zu hören wären, was wiederum ein großer Stressfaktor bei einer Videokonferenz im Home Office bedeutet.
Regeln als Grundlage
Die gängigen Regeln eines Meetings gelten für Videokonferenzen ebenso. Teilnehmer sollte nicht gleichzeitig sprechen, denn es erschwert es allen anderen zuzuhören, wenn zwei oder mehrere Personen gleichzeitig sprechen. Eine weitere Grundregel ist, dass die Teilnehmer die gerade nicht sprechen die Hand heben wenn sie beispielsweise eine Frage haben und einen Beitrag zur Diskussion leisten möchten.
Einen Moderator festlegen
Damit die Videokonferenz geordnet und reibungslos abläuft, ist es wichtig einen Sitzungsleiter festzulegen. Er stellt sicher, dass alle Teilnehmer auch tatsächlich teilnehmen können, sie sich während der Videokonferenz immer sehen und hören, überwacht die Chatbox und stellt die Tagesordnung für alle Teilnehmer bereit. Er sollte zudem alle Mitglieder ermutigen am Ende an der Frage- und Diskussionsrunde teilzunehmen, um ständige Unterbrechungen zu vermeiden. Manchmal werden die Fragen der Teilnehmer vom Redner bereits im Laufe der Präsentation beantwortet.
Richtige Beleuchtung
Die richtige Beleuchtung bieten den anderen Teilnehmern die Möglichkeit Sie richtig zu sehen, was einfach viel angenehmer ist. Das Licht sollte im Idealfall auf sie gerichtet sein, denn so ist Ihr Gesicht deutlich besser zu sehen und es vereinfacht die Kommunikation, da es persönlicher wirkt als ein grauer Bildschirm, in dem man niemanden erkennen kann.
Fazit – Mit einfachen Tipps wird die Videokonferenz perfekt
Wie Sie sehen ist es gar nicht schwer eine Videokonferenz optimal zu gestalten. Natürlich bedarf es ein paar kleinen Regeln und ein bisschen Vorbereitung, hält man dies aber ein, dann sind auch längere Videokonferenzen in Zeiten von Home Office für Sie kein Problem. Und zwischendurch das Essen nicht vergessen, damit Sie auch fit aus der Mittagspause kommen.
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