Anbieter für Videokonferenz-Systeme gibt es viele auf dem Markt. Doch kaum eines meistert die Aufgabe so gut wie Microsoft Teams. Dies ist auch der Grund dafür, dass während der Coronakrise viele Unternehmen und Schulen auf den Dienst von Microsoft zurückgegriffen haben. Die Anwendung ist einfach und häufig selbsterklärend. Viele Dinge erinnern stark an Funktionen von Skype. Zudem hat man durch die umfangreiche Administrationsmöglichkeit viele Einstellungsmöglichkeiten, um das Arbeiten im Team innerhalb einer Organisation weiter zu verbessern. In diesem Artikel möchten wir auf die wichtigsten Funktionen von Microsoft Teams eingehen, damit Ihnen der Start mit dem Videokonferenz-System von Microsoft, spielend einfach gelingt.
Diese Funktionen bringt Microsoft Teams mit sich
Eines der Hauptmerkmale von Microsoft Teams, ist die Verbundenheit vieler Funktionen. Somit hat man immer alles an einem Ort und die Suche nach passenden Programmen entfällt. Zudem ist Microsoft Teams mit KI-Funktionen ausgestattet, die das Arbeiten weiter erleichtern. Der Teams-Bot hilft dabei bei den häufigsten Fragen und kann sogar Nachrichten in mehr als 40 Sprachen in Echtzeit übersetzen. In Videokonferenzen können zudem Untertitel eingeblendet werden, die anschließend als durchsuchbares Gesprächsprotokoll bereitgestellt werden.
Außerdem können Sie Ihre Privatsphäre schützen, indem Sie einen eigenen Hintergrund während einer Videokonferenz verwenden, der den Bildhintergrund Ihres Home-Offices unkenntlich macht. Ein weiteres nicht zu verkennendes Merkmal ist die Verfügbarkeit, denn Teams ist sowohl als Browser-Variante (Web-App), sowie als Desktop-App und als App für Smartphones und Tablets von Android, Microsoft und iOS erhältlich. Auf unserem Testgerät, einem Samsung Galaxy S10, läuft die Anwendung sauber und frei von Fehlern.
Videokonferenzen, Gruppenchats und Kanäle
Neben der Möglichkeit der Videotelefonie stecken außerdem weitere tolle Features in Microsoft Teams. Innerhalb eines Teams können weitere Kanäle angelegt werden, die die Aufgaben innerhalb Ihrer Organisation aufteilen können. So bietet diese Funktion die Möglichkeit eigene kleinere Gruppen innerhalb eines Teams zu bilden, welche anschließend zusammen an Projekten und Aufgaben arbeiten können. Durch Gruppenchats entfällt das einzelne Schreiben von Nachrichten mit demselben Inhalt an mehrere Personen. Außerdem ersetzt die Chat-Funktion weitestgehend den Verkehr von E-Mails. Denn Dateien und Dokumente können in Teams direkt geöffnet und bearbeitet werden.
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In Echtzeit kommunizieren und zusammenarbeiten
Dateien und Dokumente die innerhalb von Teams gespeichert wurden, dies kann entweder auf einem verknüpften Netzwerkspeicher (Google Drive, One Drive, Dropbox etc.) oder auf einem eigenen SharePoint Server sein, können in Echtzeit von mehreren Personen zeitgleich bearbeitet werden. Die einzelnen Veränderungen werden zwischengespeichert und können jederzeit wiederhergestellt werden. Auf diese Weise können mehrere Personen zeitgleich Tabellen bearbeiten oder Präsentationen entwickeln. Dabei ist es egal wo sich die Team-Mitglieder gerade befinden.
Videotelefonie und Aufzeichnung von Videokonferenzen
In Zeiten von Social-Distancing ist es vielen Menschen schwer gefallen in Kontakt mit Freunden und Kollegen zu bleiben. Durch die Videotelefonie wurde es vielen ermöglicht Freunde, Familienmitglieder und Kollegen nicht nur über das Telefon zu hören, sondern auch wieder zu sehen. In Microsoft Teams ist die Videotelefonie sogar in Full-HD möglich, wenn sie die passende Webcam besitzen. Die besten Webcams unter 50 Euro finden Sie im Vergleich bei Tech-aktuell.
Während einer Videokonferenz ist es zudem wichtig zu wissen, wer gerade spricht. Microsoft Teams hat auch hier die passende Lösung. Durch visuelle Anzeigen um das Profilbild, oder das wechseln des Webcam-Bildes wird verdeutlicht, wer gerade spricht. Ein weiteres Highlight in Teams ist die Möglichkeit nicht nur Gespräche innerhalb einer Organisation durchzuführen, sondern auch externe Teilnehmer zu Gesprächen und Besprechungen einzuladen. Auch das Sprechen vor größeren Teilnehmergruppen ist durchaus möglich. So bietet Teams die Möglichkeit eines Webcast, an dem bis zu 10.000 Teilnehmer, anwesend sein können.
Microsoft Teams als vollwertige Telefonanlage nutzen
Durch zahlreiche Plugins und Add-Ons kann Teams immer weiter erweitert werden. Durch die Telefonanlagen-Funktion können Sie sowohl innerhalb Ihres Unternehmers, als auch mit Kunden über die Ihnen zugewiesene Telefonnummer kommunizieren. Durch weitere Add-Ons können Sie Kunden und Lieferanten zudem zu Telefonkonferenzen einladen, indem Sie ihnen eine Möglichkeit über eine spezielle Telefonnummer gewähren, sich in die Konferenz einzuwählen.
Fazit zu Microsoft Teams
Microsoft Teams ist ein vollwertiges Videokonferenz-System mit Zukunft. Durch zahlreiche Funktionen und Erweiterungsmöglichkeiten, kann Teams in nahezu jedes Unternehmen nahtlos integriert werden. Die Bearbeitung von Dateien und die Übersetzung von Sprachen in Echtzeit sind Features, die nicht jedes Konferenz-System mit sich bringt. Teams ist daher mehr als ein klassisches Videokonferenzsystem. Es ist eher ein virtueller Arbeitsplatz für Ihre Mitarbeiter, wenn sich diese gerade im Home-Office befinden. Auch zahlreiche Schulen arbeiten bereits mit der Lösung aus dem Hause Microsoft, welches einen nicht zu unterschätzenden Mehrwert bei dem Online-Unterricht bietet.
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