Das Jahr 2020 wird sicher bei späterer Betrachtung in den Geschichtsstunden der Schule oder in der Rückschau wegen einigen Dingen in die Geschichte eingehen. Natürlich zuallererst wegen der Pandemie, die die Welt im Griff hatte. Doch man wird sich auch an den Durchbruch von digitalen Meetings im beruflichen aber auch im privaten Bereich erinnern. Denn plötzlich war es ganz normal, sich mit seinen Freunden oder zur Besprechung mit seinem Team in einem der vielen Online Konferenz Tools zu treffen. In diesem Beitrag möchte ich meine persönliche Erfahrungen und die Erfahrungen von Kollegen und Freunden teilen, die wir mit Zoom gemacht haben.
Nicht nur Zoom – Diese Tools werden für Videokonferenzen verwendet
Stand am Anfang der Stay-Home Periode durchaus noch die Frage, in welchem Video-Meeting Tool man sich trifft, sind die meisten von uns inzwischen zu Multitool Kennern geworden. Wir stellen fest, dass die meisten Online Konferenz Tools wie Teams, Zoom, Go To Meeting, Go to Webinar oder Bluejeans durchaus sehr ähnlich funktionieren. Und man beherrscht sie recht schnell, zumindest was die Basics betrifft. Durchgesetzt hat sich u.a. Zoom, da es kostenlos benutzt werden kann und sehr intuitiv zu nutzen ist.
Es kommt nicht nur auf die Software an – Diese Voraussetzungen brauchen Sie für eine Videokonferenz
Neben der Software ist auch die Frage der Hardware, die wir zur Videokonferenz nutzen, wichtig zu klären. Für die mobilen unter uns, die von einer Videokonferenz „überrascht“ werden, funktionieren die meisten Tools inzwischen auf dem Mobiltelefon. Einfach App runterladen oder per Webzugung einloggen. Doch eine gute Bandbreite oder WLAN-Zugang sind Voraussetzungen für eine gute Qualität der Übertragung.
Zu Hause oder im Büro empfiehlt sich der Einsatz des Laptops oder eines Desktops. Gerade der Desktop Computer und der Laptop lassen sich mit Zusatz USB-Kameras und USB Mikrofonen und einem Mikrofonarm fast schon zu einem professionellen Video Studio erweitern. Das ist besonders für die Heavy User von Video Konferenzen zu empfehlen. Ich habe von Freunden gehört, die manchmal 6-8 Stunden am Tage oder sogar länger in solchen Konferenzen verbringen.
Tipps und Tricks mit Zoom
Da ich inzwischen häufig das Tool Zoom nutze, möchte ich Ihnen hierzu einige Erfahrungen weitergeben. Diese können auch Ihnen beim Einsatz helfen. Grundsätzlich kann jeder einen kostenfreien Account erstellen und dann mit der Funktion „ein Meeting planen“ ganz leicht die eigene Video Konferenz erstellen. Dabei ist zu beachten, ob man die Teilnehmer erst in einen Warteraum schickt, aus dem sie dann vom Meeting Administrator (derjenige, der das Meeting erstellt hat) eingelassen werden müssen. Alternativ können Sie einstellen, dass die Teilnehmer gleich eintreten dürfen. Damit Sie Stress während des Meetings vermeiden empfiehlt sich Variante zwei, je nach Anwendungsfall kann aber Variante eins durchaus sinnvoll sein.
Zoom generiert dann einen Einladungslink, den Sie an die Teilnehmer versenden können. Auch eine Terminanfrage aus Outlook oder anderen Kalendern mit dem automatisch erstellten Einladungstext ist möglich.
Aus Sicht der Teilnehmer genügt in der Regel der Einladungslink, weitere Downloads und Installationen sind nicht erforderlich, es kann aber bei Bedarf die Zoom Client App heruntergeladen werden.
Noch ein Tipp für die Profis: Zoom lässt es zu, den Hintergrund mit einem Bild selbst zu gestalten. Das heißt Chaos in Ihrem Büro ist zweitrangig, wenn als Hintergrund ein Bild z.B. einer schönen Landschaft gewählt wird.
Bitte beachten Sie: Der kostenlose Zoom Zugang ist auf Konferenzen bis 45 Minuten Länge begrenzt. Danach beendet Zoom das Meeting automatisch. Geübte Teilnehmer können sich zwar erneut anmelden, dies ist aber durchaus ein wenig umständlich. Es empfiehlt sich daher, wenn Sie häufiger längere Video Konferenzen durchführen, über einen Premium-Account nachzudenken.
Fazit: Videokonferenzen haben sich durchgesetzt
Ab 2020 wird die Videokonferenz zu unserem beruflichen aber – das ist neu – auch zu unserem privaten Leben dazugehören. Die Online Weinprobe oder auch das Geburtstagstreffen virtuell über eine große Distanz realisiert sind allemal besser als sich gar nicht zu sehen. Doch werden die Videokonferenzen, insbesondere wenn man sich noch nie persönlich getroffen hat, sicher nicht den face to face Austausch komplett ersetzen. Zumindest die Software ist inzwischen einfach zu bedienen und meist kostenfrei. Vielen Anwendern fällt es bei der Nutzung eines Video Konferenz Tools inzwischen leicht, Zugänge zu bekommen und im Videomeeting zu agieren.
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