Ein schöner Konferenzraum und ein Umfeld, in dem man sich gleichermaßen wohlfühlen und konzentriert arbeiten kann, sind die besten Voraussetzungen für ein erfolgreiches Meeting. Das gilt für ein klassisches Geschäftstreffen gleichermaßen wie für moderne Videokonferenzen. Triste Tagungsräume verwandeln sich zunehmend in hippe Bürolandschaften, die nicht nur technischen Anforderungen entsprechen müssen. Zur richtigen Büroausstattung gehört auch die Wahl von geeignetem Mobiliar und der richtigen Beleuchtung. Einige wichtige Faktoren der idealen Büroausstattung nenne ich im nachfolgenden Beitrag. Mit diesen Tipps wird Ihre nächste Videokonferenz ganz sicher ein Erfolg.
Die Digitalisierung in Konferenzräumen
Wir befinden uns in der Ära der Digitalisierung und so ist es nicht verwunderlich, dass auch im Tagungs- und Konferenzbetrieb zunehmend mit aktuellster Konferenzraumtechnik gearbeitet wird.
Immer neue Erfindungen, wie zum Beispiel überdimensionale Multitouch-Displays, erobern den Konferenzmarkt. Die neuen Technologien ermöglichen es, Inhalte von mobilen Geräten schnell und einfach zu präsentieren. Die Teilnehmer werden interaktiv eingebunden und können gemeinsam alle Inhalte bearbeiten. Alle Informationen sind immer und überall verfügbar. Der moderne Konferenzraum ist mit Geräten wie Flachbildschirm-TV, Mikrofon, Lautsprechern usw. ausgestattet.
Mit der Digitalisierung gibt es immer neue Formen der Kommunikation. Klassische Besprechungen werden nach und nach durch virtuelle Veranstaltungen wie Videokonferenzen und Online-Events ersetzt. Es hat sich gezeigt, dass dadurch Entscheidungsprozesse beschleunigt werden und die Arbeitsproduktivität beachtlich gesteigert werden kann. Mitarbeitende eines Unternehmens können auch aus der Ferne eine enge Verbindung zum Kollegen- und Kundenkreis herstellen, was das Unternehmen sehr viel agiler macht.
Die Büroausstattung macht den Unterschied
Unternehmen werden heute häufig nach ihren Konferenz- und Sitzungsräumen beurteilt. Ein Konferenzraum ist das erste, was man sieht, wenn man zu einer geschäftlichen Besprechung kommt. Wenn dort noch der alte Overheadprojektor steht, wird man das Unternehmen sicher anders einstufen, als wenn der Konferenzraum mit großer Leinwand und einem unter der Decke installierten Projektor ausgestattet ist und die generelle Büroausstattung modern und hochwertig wirkt.
Auf die Leinwand projiziert liefert der Projektor HD-Bilder, drahtlose Präsentationen und interaktive Erlebnisse. Einige der neuesten Projektoren auf dem Markt können die Leinwand sogar in unterschiedliche Segmente aufteilen und mehrere Bilder gleichzeitig anzeigen. Die meisten Projektoren können problemlos mit dem Internet verbunden werden. Dies ermöglicht zum Beispiel, dass mehrere Personen gleichzeitig auf der Leinwand interagieren. Angesichts dieser innovativen Möglichkeiten werden Projektoren zu einer immer wichtigeren Investition für Unternehmen.
Auch für eine gute Netzwerk-Konnektivität muss unbedingt gesorgt werden. Eine langsame Netzwerkverbindung stört den Arbeitsablauf und führt bei allen Teilnehmenden zu Frust.
Die richtigen Büromöbel
Gut durchdachte Tagungsräume schaffen die ideale Voraussetzung für eine gelungene Videokonferenz. Büromöbel für Konferenzräume sind nicht nur funktional, sondern schaffen dynamische Lebensräume, in denen man sich gerne aufhält. Bei der Wahl der richtigen Möbel geht es um mehr als nur um das Farbschema oder das Design des Raumes. Es geht um Komfort und Beständigkeit.
Der typische Aktenschrank hat ausgedient. Bei heutigen Schranksystemen geht es um mehr, als nur um Ordnung halten. Moderne Büroschränke sollten Teil eines erweiterbaren Modulsystems sein. Sie lassen sich ideal an die räumlichen Gegebenheiten anpassen und sind auch als Raumteiler attraktive Designelemente. Eine gute Auswahl an Aktenschränken findet man auf www.aktenschrank.info
Die Beleuchtung, die ebenfalls ein elementarer Bestandteil ihrer Büroausstattung für Meeting-Räume oder Videokonferenzräume ist, sollte sich automatisch an das Umgebungslicht anpassen. Idealerweise ist sie so eingestellt, dass so viel wie möglich natürliches Licht genutzt wird.
Ein Konferenzstuhl kann noch so toll aussehen, aber was nützt das, wenn er nach einer gewissen Zeit zur Qual wird. Erst wenn man länger darauf sitzt, entscheidet sich, was ein guter Stuhl ist. Gute Konferenzstühle sind ergonomisch geformt, unterstützen die Körperhaltung und machen es so möglich, über einen längeren Zeitraum konzentriert an einem Meeting teilzunehmen.
Der Konferenztisch ist idealerweise höhenverstellbar und hat eine komfortable Größe für mehrere Teilnehmer. In der Mitte des Konferenztisches sollte sich ein Tischanschlussfeld (Konnektivitätsbox) für Audio und Video befinden.
Mehr als nur ein Büro
Das Mobiliar für Büroräume, in denen Videokonferenzen abgehalten werden, beschränkt sich nicht mehr nur auf die Einrichtung eines Raumes. Ging es bei der Büroausstattung- und Einrichtung früher primär um Ordnung halten, sind heute noch viele andere Faktoren entscheidend. Durchdachte Entwürfe und der richtige Einsatz können durchaus zu erfolgreicheren Meetings führen. Im Trend der Zeit werden auch immer mehr natürliche Elemente in die Einrichtung eines Konferenzraumes einbezogen. Dies durchbricht nicht nur die Monotonie der Büromöbel, sondern trägt auch zu einem besseren ökologischen System bei. Gleichzeitig wird die Produktivität erhöht. Häufig werden deshalb Zimmerpflanzen, Zimmerbrunnen und natürliches Licht eingesetzt.
Genauso wichtig ist eine perfekt funktionierende Tagungstechnik. Ein schlecht funktionierender Beamer im Aktenschrank wirkt nicht besonders vertrauensvoll. Gut ausgestattete Konferenzräume sind ein Anreiz für potenzielle Kunden. Sie werden dazu beitragen, dass der bestehende Kundenstamm nicht zur Konkurrenz abwandert.
In Bezug auf Audio- und Videokonferenzen steigt seit Jahren die Nachfrage an technischem Equipment. Immer mehr Unternehmen setzen zum Austausch von Informationen auf Videokonferenzen.
Die Corona-Pandemie hat dieser Entwicklung zusätzlichen Vorschub geleistet. Im Tagungs- und Konferenzgeschäft, wo üblicherweise viele Menschen aus unterschiedlichen Regionen zusammenkommen, wird der Fokus zukünftig mehr auf Videokonferenzen liegen. Die in den letzten Monaten erarbeiteten Hygienekonzepte werden noch lange Anwendung finden.
Das analoge Technikzeitalter tritt hinter den digitalen Fortschritt zurück. Dies ist einerseits sicher ein Ergebnis der Krise, aber hat den Aufwärtstrend der letzten Jahre noch einmal beschleunigt.
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